Ausgangslage
In der Industrie sind Projekte und das Projektmanagement als Organisationsform parallel zu der „normalen“ Organisation nicht mehr wegzudenken. International anerkannte Normen definieren dabei die Begriffe und regeln, was zum Projektmanagement gehören sollte.
Leider wird auch in der Industrie häufig gegen die Grundregeln von Projektmanagement verstoßen, obwohl die Informationsfülle über diese Organisationsart mehr als ausreichend ist.
Nachfolgend soll die Situation in Schulen - differenziert nach Schultypen – beschrieben werden. Dabei wird das Hauptaugenmerk auf die Vergleichbarkeit bei der Anwendung der Begriffe gelegt.
Grundsätzlich ist die Frage entstanden, ob es denn einen Unterschied zwischen der Umsetzung von Projekten (Projektmanagement) in der Industrie oder anderen Organisationen und in Schulen gibt.
Die Antwort des Autors lautet:
JA, es gibt einen Unterschied.
Dieser Unterschied wird im Folgenden zur Diskussion gestellt.
Erinnerung
Wenn die Sprache nicht stimmt, dann ist das, was gesagt wird, nicht das, was gemeint ist. So kommen keine guten Werke zustande. Also dulde man keine Willkür in den Worten.
(Konfuzius, chinesischer Philosoph, 551 - 479 v. Chr.)
Begriffe
Mit diesem Zitat soll verdeutlicht werden, dass die Thematik „Projekte“ und das damit verbundene „Projektmanagement“ zunächst hinsichtlich der Begriffe geklärt sein sollte. Anderfalls werden weitere Ausführungen nicht richtig zugeordnet.
Wie bereits erläutert, ist es sehr sinnvoll vor der Beschreibung der Vorgänge bei der Durchführung von Projekten in Schulen eine Sammlung der Begriffe zusammenzutragen, die sich manchmal abweichend, manchmal identisch mit der Situation in anderen Organisationen (Wirtschaft, Gesundheit …) darstellen.
Um nicht die einzelnen international akzeptierten Normen zu zitieren, werden nur diejenigen Begriffe aufgenommen, die sich unterscheiden oder schulspezifisch angewendet werden.
Es gibt eine große Anzahl von Begriffen im pädagogischen Bereich, die die Silbe „Projekt“ enthalten. Hiermit wird der Versuch unternommen, sie zusammenzutragen und kurz zu kommentieren, um einen einheitlichen Sprachgebrauch sicherzustellen.
Die bei der Literaturrecherche sehr häufig über mehrere Seiten gehenden Definitionsversuche unterschiedlichster Autoren dokumentieren, dass es im Gegensatz zur Wirtschaft in Schulen keine Vereinheitlichung (keine Norm) gibt und somit der Interpretationsspielraum von Bundesland zu Bundesland und innerhalb Europas sehr groß ist.
Da Projekte und das dazugehörige Projektmanagement zukünftig in allen Schultypen eine größere Rolle spielen werden, ist die kritische Beschreibung der Ausgangssituation wichtig.
Die Projektarbeit in Schulen zeigt einige Schwächen auf, die als Anreiz aufgenommen werden können, sich intensiver mit „Projektmanagement“ auseinanderzusetzen: (empirische Untersuchung des Autors durch Befragungen von Schulleitungen in unterschiedlichen Schultypen)
- Projekte werden nicht ausreichend transparent und schlüssig geplant.
- Die Projektinitiierung ist oft nur allein auf die Initiative der Schulleitung zurückzuführen.
- Projektbeteiligte (Schüler, Eltern, Kollegium …) sind nicht ausreichend über Ziel, Sinn und Zweck eines Projektes informiert.
- Der Verlauf eines Projektes wird nicht über sogenannte Milestones, (also Zwischenüberprüfungen) evaluiert, um festzustellen, ob der Kurs noch richtig ist und das angestrebte Ziel auch so erreicht werden kann.
- Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, gibt es keine schriftliche Abschlussdokumentation, um später bei einer ähnlichen Projektarbeit Fehler zu vermeiden.
Was gehört zu den zu klärenden Begriffen?
Projekte:
Definition aus dem Bildungsportal des Schulministeriums:
… Projekte sind themenbezogene Unterrichtsvorhaben, die für eine festgelegte Zeit (z. B. im Rahmen einer Projektwoche) an die Stelle des nach dem Stundenplan vorgesehenen Unterrichts treten. In der Regel enden Projekte mit einer Präsentation der Arbeitsergebnisse durch die Schülerinnen und Schüler.
Projekt:
Definition lt. Norm ISO 69901: Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.
- Zielvorgabe
- zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben - projektspezifische Organisation.
Projektmanagement:
Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation. -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes.
Projektunterricht:
Nur in Schuleinrichtungen verwendet, in der Wirtschaft logischerweise nahezu unbekannt.
Definition Schulministerium NRW:
… man kann Projektunterricht bezeichnen als ganzheitliche, integrative Lernform, der ein Höchstmaß an Offenheit zukommt und die den bestmöglichen Raum für die Einbeziehung der Schülerinnen und Schüler bei Themenfindung und Lernzielfestlegung, für Binnendifferenzierung und kooperatives Verhalten bereitstellt.
weitere Begriffe
- Projektartiger Unterricht
- Projektorientierter Unterricht
- Miniprojekte
- Projekttag
- Projektwochen
- Klassenprojekte
- Pädagogische Projekte
- Die Begriffe orientieren sich entweder an der Zeit, der Methode oder den Beteiligten. Weiterhin ist zu unterscheiden, welche Projekte schülerInnenorientiert oder schulorientiert sind.
Phasen eines Projektes
Es ist nach Ansicht des Autors unerheblich, ob es sich um Projekte, Miniprojekte, Projektwochen oder andere Bezeichnungen handelt, in denen die Silbe „Projekt“ enthalten ist. Projekte verlaufen nach den immer gleichen Phasen. (Sollten sie jedenfalls). Diese Phasen sind mehr oder weniger identisch mit dem PDCA-Zyklus im Qualitätsmanagement und dem bekannten Evaluationskreislauf bei Schulprojekten. Allerdings sind die Arbeiten in diesen Phasen stark von der eigentlichen Thematik abhängig. Miniprojekte beispielsweise sind nicht so aufwendig zu planen wie der Aufbau, die Implementierung und Weiterentwicklung eines schulspezifischen Qualitätsmanagements. Der Aufwand ist weiterhin abhängig von der Einschätzung des Risikos und der Konsequenz, wenn die vorgesehenen Ziele eines Projektes nicht erreicht werden.
Die grundsätzlichen Phasen in jedem Projekt sind:
Phasen
- 1. Die Projektdefinition, bzw. der Projektanlass. (Warum machen wir das Projekt?)
- 2. Die Projektplanung (Was muss alles berücksichtigt werden, damit wir keine Fehler machen?)
- 3. Die Festlegung der Projektorganisation (Wer ist involviert und wer trägt Verantwortungen?)
- 4. Die eigentliche Projektdurchführung
- 5. Die Projektüberprüfung in Form von Milestones (was sind die vorgedachten Überprüfungsphasen oder Überprüfungspunkte, ob wir alles richtig machen?)
- 6. Die (gegebenenfalls) durchzuführenden Projektkorrekturen hinsichtlich der Zielerreichung
- 7. Die Projektanpassung (Vielleicht haben sich neue Erkenntnisse ergeben...)
- 8. Die Projektzielerreichung (Wichtig: Durch welche Kriterien wird die Zielerreichung festgestellt?)
- 9. Die Projektdokumentation (um einen Lernvorgang bei ähnlichen Aufgaben zu ermöglichen, gleich oder differenziert zu agieren).
- 10. Der Projektabschluss. (nach einem gesamtheitlichen Feedback)
Die Aufzählung erscheint kompliziert und sehr umfangreich, sie ist es aber wirklich nicht. Sie ist nur konsequent.
Beispiele für Projekte in Schulen
- Die Vorbereitung und Durchführung von Schulveranstaltungen wie Schulfeiern,
- Bearbeitung des Themas: Gewaltprävention an unserer Schule,
- Festlegung einer neuen Schulordnung,
- Neuordnung von Unterrichts- oder Pausenzeiten,
- Vorbereitung von Investitionsvorhaben,
- Schulhofgestaltung,
- Intensivierung der Elternarbeit,
- Aufbau oder Neugestaltung einer Schulhomepage,
- Vorbereitung auf die Qualitätsanalyse,
- Einführung eines schulinternen Qualitätsmanagements,
- Umsetzung von SEIS-Anforderungen.
- etc.
Projektmanagement verlangt eine gute, d.h. angemessene Formalplanung. Damit sind Formulare oder sonstige Unterlagen gemeint, die dazu dienen, den ordnungsgemäßen Verlauf eines Projektes zu überwachen. Der Formalismus soll nicht einengen, soll nicht dazu führen, noch mehr Papier zu erzeugen als ohnehin im Umlauf ist, sondern soll vereinfachen und Sicherheit schaffen, dass nichts vergessen worden ist.
Projektbeschreibung
Die Projektbeschreibung ist für alle Beteiligten, insbesondere aber für die Schulleitung und die entsprechenden Projektmitarbeiter (Eltern, Schüler, Kollegium …) wichtig, um den Start, die Durchführung und die Zielerreichung angemessen zu evaluieren. Die nachfolgenden Fragen sind vollständig und ausführlich zu beantworten, um eine Projektdefinition in der Startphase vorzunehmen. Die Beschreibung soll geeignet sein, sie mit den Projektmitarbeitern oder Projektbeteiligten als mitlaufende Dokumentation ständig, bzw. nach Notwendigkeit zu besprechen. Es ist also eine „Projektmappe“ anzulegen. Denken Sie auch an die Festlegung von Formatvorlagen in Word oder auch Excel, wenn Sie Projekte immer nach der gleichen Struktur planen und später auch evaluieren wollen.
Ablauf
- Beschreiben Sie kurz aber dennoch vollständig, warum dieses Projekt gemacht werden soll und welche Zielsetzungen vorliegen.
- Beschreiben Sie, was im Einzelnen zur Projektdurchführung gemacht werden soll und welche spezifischen Projektziele erreicht werden sollen.
- Beschreiben Sie die einzelnen Stufen in der richtigen Reihenfolge, wie das Projekt durchgeführt werden soll, und ordnen Sie die einzelnen Maßnahmen den entsprechenden Verantwortlichen zu.
- Spezifizieren Sie den Ort, an denen das Projekt durchgeführt wird. (Schulhof, Klassenzimmer, generell in der Schule …)
- Erläutern Sie allen Projektbeteiligten ausführlich, welche Aufgaben sie übernehmen sollen und wie evaluiert wird, ob dies auch im Gesamtzusammenhang erfolgt.
- Erstellen Sie einen Zeitplan (Balkenplan) aus dem abzulesen ist, welche Maßnahmen in welchen Zeiteinheiten durchzuführen sind. (Wer macht was bis wann?)
- Falls notwendig und sinnvoll: Klären Sie die Budgets, das heißt, schätzen oder kalkulieren Sie den finanziellen Aufwand für die Durchführung des Projektes.
- Klären Sie die Qualitätsstandards, die bei den einzelnen Maßnahmen im Gesamtprojekt bei der späteren Beurteilung der Zielerreichung eine Rolle spielen werden.
Eine guten Projektbeschreibung ist hilfreich bei denjenigen Projekten, die immer wieder durchgeführt werden, aber immer wieder mit wechselnden „Kunden“. Beispiel: Radfahrprüfung.
Die Vorbereitung, Durchführung und der Abschluss kann nach genauer Überlegung hinsichtlich des Ablaufes standardisiert werden – sofern er sich als bewährt und richtig herausgestellt hat. Die danach durchzuführende Dokumentation sollte geeignet sein, von jedem Kollegiumsmitglied als Handlungsvorgabe übernommen zu werden.
Das Generieren von Projekten
Projekte fallen nicht vom Himmel und haben einen Grund, der entweder im pädagogischen, didaktischen (z.B. Themenschwerpunkt: „Wasser“) oder organisatorischen Bereich oder in Defiziten im allgemeinen Schulbetrieb anzusiedeln ist. (Schulhofgestaltung). Ferner sind sie von übergeordneten Instanzen „angeordnet“ oder empfohlen oder aus eigener Kraft zur Umsetzung des Schulprogramms durchzuführen.
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern etc. zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
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