Beispiel: Projektmanagement zur Qualitätsanalyse
Am Beispiel der Vorbereitung zur Qualitätsanalyse sollten basierend auf den vorgeschlagenen Projektphasen folgende Schritte im Projektmanagement beachtet werden: (Die nachfolgende Beschreibung ist weder allgemeingültig, noch verbindlich, da ein derartiges Vorhaben immer von den Gegebenheiten in der betreffenden Schule abhängt)
1. Projektdefinition / -planung
Aufgabe: Beschreiben Sie kurz, aber dennoch vollständig, warum dieses Projekt gemacht werden soll und welche Zielsetzungen vorliegen.
Damit wird ein sogenanntes Lastenheft bearbeitet.
Ein Lastenheft ist diejenige Dokumentation, bzw. Beschreibung, die die Anforderungen an ein Projekt festhalten. Diese Anforderungen kommen immer von einem oder mehreren „Kunden“, im Zusammenhang mit Schule sind es die „Kunden“: Schüler, Eltern, Schulaufsicht, Kollegium. Je nach Projektaufgabe.
Dieses Lastenheft wird dann in ein Pflichtenheft umgewandelt, d.h. es wird in einem „Heft“ beschrieben, wie diese Anforderungen denn nun umgesetzt werden sollen oder müssen.
Lastenheft macht die Vorgabe, Pflichtenheft dokumentiert die Vorgehensweise zur konkreten Umsetzung.
Zur Umsetzung eines Projektes bieten sich in der Konzeptionsphase bekannte „W-Fragen“ an. Beschreiben Sie - oder visualisieren Sie durch ein MindMap:
Beispiele für "W"-Fragen bzw. Checklistenfragen
- Wer (in Person) oder welche Organisation hat den Anreiz oder den Anstoß gegeben, das Projekt durchzuführen?
- Welches Ziel soll mit diesem Projekt messbar erreicht werden?
- Welches wären qualitative Ziele – die aber trotzdem erreicht werden müssen?
- Worauf ist bei der Planung zu achten?
- Welchen Stellenwert hat das Projekt?
- Ist das Projekt auch nicht zu rigide organisiert?
- Steht genug Personal zur Abwicklung und zur Unterstützung zur Verfügung?
- Sind die vorgegebenen Termine realistisch?
- Reichen die finanziellen Mittel (falls notwendig) aus?
- Stimmen die Qualitätsmerkmale mit den Vorstellungen des „Auftraggebers“ überein?
- Welchen Nutzen soll das Projekt für wen haben?
- Gibt es auch einen indirekten Nutzen?
- Gibt es Spielraum für Änderungen, sind z B genügend Puffer eingeplant?
- Ist das Projekt genügend geplant? -
- Sind die richtigen Pläne erstellt worden?
- etc.
Diese und weitere Fragen betreffen ausschließlich die Projektdefinition und die Planungsgrundlage.
Eine derartige Auflistung von Fragen ist sicherlich eine gute Hilfestellung bei der Vorbereitung eines Projektes. Damit aber der Kommunikationsaufwand auf das Wesentliche bezogen bleibt, ist eine entsprechende mitlaufende Dokumentation hilfreich. So kann das Lesen von Planungszielen, von Aktivitäten dezentral organisiert werden. (Kopien, Intranet, Internet.) Also muss ein Formular erstellt werden.
In diesem Formular (dieser Checkliste) sind die Fragen so aufzuführen, dass möglichst nur ein Ankreuzen notwendig ist, oder zumindest das Ausfüllen des Formulares leicht erscheint. (Ist diese Checkliste einmal erstellt, kann sie bei ähnlichen Projekten wiederholt benutzt werden.)
Nachfolgend wird an einem Beispiel beschrieben, wie ein umfangreicheres Projekt (Vorbereitung Qualitätsanalyse) formell dokumentiert werden kann. Die Positionen in der Tabelle können nur für die in den Projektphasen beschriebenen Module 1 - 4 (Projektdefinition, Projektplanung, Projektorganisation und Projektdurchführung) aufgeführt werden.
| Lfd. Nr. | Thema / Aktivität | Bemerkung / Kommentar |
| 1. | Projekttitel | Vorbereitungen für die Qualitätsanalyse |
| 2. | Projekt ist verlasst durch: | Durch die Schulleitung in Abstimmung mit der Schulkonferenz. (Unsere Schule hat per Schulgesetz die Verpflichtung, an dieser Aktion teilzunehmen) |
| 3. | Termin ( Zeitdauer) |
Wir wollen alle Vorbereitungen in der Zeit vom 2.2.2008 bis zum 2.5.2008 abgeschlossen haben. (Der bisher geplante Evaluationstermin wird der 8.2.2008 sein). Die externe Qualitätsanalyse wird voraussichtlich 2 Tage dauern. |
| 4 | Welche Ziele wollen wir erreichen? |
Wir wollen erreichen -> dass alle Kollegen(Innen) die Anforderungen des Qualitätstableaus verstanden haben und aktiv an der Vorbereitung mitarbeiten, -> dass wir alle notwendigen Unterlagen in professioneller Art bereithalten können, -> dass die Arbeit an dieser Aufgabenstellung den Teamgeist in unserer Schule weiter fördert. |
| 5. | Planung |
1. Frau Müller erstellt eine Übersicht über die notwendigen Papiere und Unterlagen entsprechend der Vorgaben des Schulportfolios. 2. Herr Meier überprüft die Vollständigkeit der Dokumente. 3. Frau xxxx überprüft, inwieweit unser Schulprogramm Einträge hat, die nicht mehr aktuell sind. 4. Die Schulleitung informiert nicht nur in den Lehrerkonferenzen, sondern auch an der Informationstafel im Lehrerzimmer unter der Überschrift "Qualitätsanalyse" über den Fortschritt der Projektbearbeitung. 5. Sowohl in unseren SEIS-Befragungen als auch nach eigenen Vorstellungen wurden Defizite in unserem Teamverhalten aufgezeigt. Wir werden die QA zum Anlass nehmen, diese Thematik kurzfristig erneut zu behandeln. 6. Unser Internetauftritt ist nicht mehr modern genug und auch nicht mehr aktuell. Frau xxx hat sich bereit erklärt, mit Herrn xxx ein Modernisierungskonzept vorzuschlagen.(Ist von der QA zwar nicht direkt gefordert, macht aber Sinn) 7. Unsere Schulordnung wird von Herr xxx grafisch überarbeitet und in Farbe vergrößert an den bekannten Orten ausgehängt. |
| 6. | Hilfmittel und Informationen |
1. Die Schulleitung hängt das Qualitätstableau im Lehrerzimmer aus und wird es bei der nächsten Lehrerkonferenz erläutern. 2. Frau xxxx stellt die Übersicht der Kriterien der QA zur allgemeinen Ansicht und zur Vorbereitung von Gruppenarbeiten zusammen. 3. Herr xxx bereitet einen Leitfaden für uns vor, um noch zu verbessernde Situationen im Gebäudebereich, im Schulhofbereich oder sonstigen Bereichen konkret bearbeiten zu können. 4. Frau xxxx erstellt mit ihrer Arbeitsgruppe den Fortschrittsbericht unserer Bemühungen, die auf der SEIS-Befragung beruhen. 5. Unser Leitbild mit den entsprechenden Leitsätzen wird erneut und bewusst bei der nächsten Schulkonferenz hinterfragt. Mögliche Anpassungen werden eingeleitet. 6. Unsere interne Aufgabenverteilung (Geschäftsverteilungsplan) wird von der Schulleitung auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. |
| 7. | Projektverwaltung | Die Projektverwaltung erfolgt durch den Schulleiter. Er erstellt den Zeitplan und informiert über das Projekt. Zur Visualisierung wird ein Balkenplan erstellt, der die einzelnen Aktivitäten in ihrer Interaktion darstellt. |
| 8. | Chancen und Risiken |
Projektabschluss
Nach erfolgter Durchführung der QA wird die Schule einen Bericht bekommen, in dem detailliert aufgeführt ist, was sich als sehr positiv darstellt, aber auch was verbesserungswürdig ist. Hinsichtlich des Projektmanagements fängt es nun erst an, interessant zu werden.
Der Bericht als vermeintlicher Projektabschluss kann in Wirklichkeit nur der Beginn eines neuen Projektes sein, nämlich der Aufarbeitung der erkannten Defizite. Das entspricht dem Auftrag des Ministeriums zur Schulentwicklung und sollte ernst genommen werden.
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern etc. zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
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