Warum Geschäftsverteilungspläne?
Wie gut sind wir in unserer Schule organisiert?
Eine Fragestellung, die sich jeder Schulleiter (in) gelegentlich stellen muss. Insbesondere, wenn es „irgendwie“ im Schulalltag nicht mehr so klappt.
Was ist zu tun?
In jeder Organisation besteht die Aufgabe von Vorgesetzten darin, den mitarbeitenden Menschen ihre Arbeit konkret zu erläutern, damit sie diese zielgerichtet zum Wohle und zur Effizienz der Organisation durchführen können. Grundlage ist selbstverständlich die entsprechende fachliche Ausbildung.
Auch in Schulen besteht mehr als in der Vergangenheit die Notwendigkeit, innerhalb der Schulleitung (schulformabhängig) als auch zwischen Schulleitung und Kollegium Vereinbarungen zu treffen, wie die alltägliche Arbeit bewältigt werden kann und wie man mit Störungen, Stundenplanänderungen, Projektaufgaben und sonstigen nicht planbaren Situationen umgehen soll.
Dazu sind von der Schulleitung sowohl die zwischenmenschlichen Beziehungen als auch die disziplinaren Beziehungen in Betracht zu ziehen.
Der Idealfall würde dann bestehen, wenn alle die grundsätzliche Zielrichtung der Schule kennen und freiwillig und eigeninitiativ an der Erreichung der entsprechenden Schulziele arbeiten würden.
Zu irgendeinem Zeitpunkt aber kann es notwendig werden, die bestehende Organisation hinsichtlich ihrer Wirksamkeit zu überprüfen, um sie neuen Herausforderungen anzupassen.“… Es wäre doch so schön, wenn alles einmal so bleiben könnte, wie es mal vorgesehen oder festgelegt war …“, so eine etwas ältere Schulleiterin. Diese Vorstellung lässt sich in der heutigen Zeit leider nicht mehr halten.
Neue Kollegen, eine neue Schulleitung, eine Veränderung im Schülerbereich, neue Anforderungen des Ministeriums geben Anlass, sowohl die Form der internen Kommunikation als auch die Arbeitsatmosphäre und die Kollegialität zu überprüfen. Dies bedeutet unter anderem auch, dass die normativen Regelungen - wie die interaktive Zusammenarbeit funktioniert -, überprüft werden müssen.
Ein Prozess der Organisationsentwicklung beziehungsweise Organisationsgestaltung sollte dann eingeleitet werden, um durch Geschäftsverteilungspläne oder Organisationspläne die Schulorganisation transparent zu machen.
Trifft der Begriff die Sachlage?
Geschäftsverteilungspläne?
Das Wort beschreibt in den seltensten Fällen die wirkliche Aufgabenstellung in Schulen. Um was geht es denn? Im Wesentlichen soll doch erreicht werden, dass die Schulleitung, die in der Schule arbeitenden Lehrer und weitere am Schulleben Beteiligte ihre Aufgabenstellungen kennen und wissen, wie sie in welchen Fällen zu arbeiten haben. Man kann dies wohl kaum als das „Verteilen“ eines Geschäftes bezeichnen. Weiterhin bestehen die Pläne meistens aus einer tabellarischen oder grafisch aufbereiteten Darstellung, welche Aufgabenstellungen von wem in der Schule zu erfüllen sind. Manchmal alphabetisch geordnert, machmal einfach aufgelistet. Selten wird weiterführend beschrieben, WIE sie zu erfüllen sind. Das aber ist genau das Besondere, denn selbst wenn bekannt ist, WAS in welchen Fällen zu tun ist, muss das nicht unbedingt in der richtigen Art und Weise umgesetzt werden.
Der Begriff des „Geschäftsverteilungsplans“ wird daher eher in behördlichen Einrichtungen der Schulverwaltung zur Darstellung der Abteilungen und Funktionen richtig verwendet. (Wo sind die Ansprechpartner für welche Fragestellung? Wie heißen diese Personen?)
In Schulen – außer Gymnasien – sollte lediglich von einer Aufgabenverteilung und damit über einen Aufgabenverteilungsplan gesprochen werden.
Für die interne Organisation einer Schule ist der Begriff der Organisationsgestaltung und die Dokumentation dazu als Organisationsplan oder – wenn viele Regelungen notwendig sind, als Organisationshandbuch zu bezeichnen. Dies trifft die Sachlage schon etwas besser.
Erinnerung
Wenn die Sprache nicht stimmt, dann ist das, was gesagt wird, nicht das, was gemeint ist. So kommen keine guten Werke zustande. Also dulde man keine Willkür in den Worten.
(Konfuzius, chinesischer Philosoph, 551 - 479 v. Chr.)
Pflicht in Gymnasien
Über die zu beachtenden Grundsätze bei der Organisationsentwicklung und Organisationsgestaltung sind bisher Tausende von Buchseiten geschrieben worden. Auch für den Schulbereich gibt es etliche Unterlagen, die Hilfestellung geben könnten, wie dieses Thema zu behandeln wäre. So ist beispielsweise im Schulgesetz in Nordrhein-Westfalen die Erstellung von Geschäftsverteilungsplänen in den Gymnasien vorgeschrieben. (Hier ist der Begriff im Schulgesetz verankert und sollte demnach auch verwendet werden. Siehe BASS 21-02 Nr. 7). In den anderen Schulformen wird die nachweisliche Organisationsregelung per Gesetz nicht gefordert - kann sich aber als sinnvoll und notwendig erweisen.
In Gymnasien sind u.a. folgende Regelungen aufzuzeigen:
- Wie ist die Aufgabenverteilung zwischen der Schulleitung und allen anderen Beteiligten an der Schulorganisation vorgenommen worden? (Siehe auch ADO)
- Wie sind Fachbereichs- und Fächerkoordination geregelt?
Weitere Anforderungen sind in der BASS nachzulesen.
In einigen Schulen erscheint es sinnvoll, eine analoge Aufgabenbeschreibung wie in Gymnasien vorzunehmen.
Achtung: Je feiner etwas geregelt wird, umso höher ist der Überwachungs- und Anpassungsaufwand!!!
Warum sind Organisationspläne notwendig?
Die Gründe sind vielfältig und von Schulform zu Schulform als auch von Schule zu Schule unterschiedllich.
Der wesentliche Beweggrund der Schulleitung sollte darin bestehen, sich als Schulleitung darüber klar zu werden, wie die Schule real funktioniert. Erst durch eine bewusste Formulierung – und Festschreibung - von Strukturen und Abläufen besteht die Möglichkeit, etwas hinsichtlich der Effizienz zu verbessern. Andernfalls wird nur etwas mit der Hoffnung der Verbesserung verändert.
Überlastung der Schulleitung
Das grundsätzliche Problem besteht darin, dass sich die Schulleitungen mehr als in der Vergangenheit jetzt und in der Zukunft damit auseinandersetzen müssen, bestimmte organisatorische Regelungen nicht nur festzulegen, sondern auch durchzusetzen und die Umsetzung zu überwachen. Dies bedeutet in einigen Fällen bei der Selbstpositionierung die Abkehr von der kollegialen Zusammenarbeit hin zu einer mehr managementorientierten Arbeitsweise. Es bedeutet mehr Planungsarbeit, zu erfüllende Aufgaben nicht selbst zu erledigen, sondern auch delegieren und entsprechend kontrollieren zu können. Dies ist nicht jedem Menschen, der eine Leitungsfunktion hat, hinsichtlich seiner Mentalität angenehm und kann auch dementsprechend unzureichend umgesetzt werden.
Zunehmende Anonymisierung im Kollegium
In nicht wenigen Schulen wird nach Erfahrungen des Autors darüber berichtet, dass „das Kollegium auch nicht mehr das ist, was es einmal war“. Insbesondere Lehrer, die schon länger im Schuldienst sind, klagen über mangelnde Bereitschaft einiger Kollegen, im Team zusammenarbeiten zu wollen.
Was folglich nicht aus eigenem Antrieb erfolgt, muss somit von der Leitung angewiesen werden. Manchmal reicht auch das nicht mehr aus, denn es wird oft genug erwartet, dass auch die Vorgehensweise mit angesprochen wird. Zitat: „Und wie soll ich das machen?“
Lesen Sie weiter
Im 2. Teil werden die Zusammenhänge und die Bearbeitungsstufen bei der Erstellung oder Veränderung von Geschäftsverteilungsplänen erläutert.
Der 3. Teil beantwortet u.a. Fragen zu Kompetenzregelungen.
Im 4. Teil wird auf Veröffentlichung und Anpassung eingegangen.
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern etc. zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
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Kommentar zu Geschäftsverteilungspläne
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