Veröffentlichung
Ein abgestimmter und festgelegter Organisationsplan / Arbeitsplan sollte so veröffentlicht sein, dass er allen Beteiligten schnell und überschaubar die Möglichkeit der Orientierung bietet.
Es bieten sich die Veröffentlichungen im Lehrerzimmer, im Intranet und im Internet an.
Die Veröffentlichung von festgelegten Regeln zur Aufgabenverteilung und Aufgabenumsetzung ist das eigentliche Medium, eine Organisation regelbar zu machen. Was nützt es, wenn sich Schulleitungen und Steuergruppen zusammensetzen, Ablaufbeschreibungen vornehmen, sie aber nicht mit den Betroffenen so kommunizieren, dass sie einen Verbindlichkeitscharakter bekommen? Der schnelle Zugriff bei Rückfragen ist ein Wirksamkeitsfaktor.
Es macht Sinn, bei Lehrerkonferenzen und möglicherweise auch bei Schulkonferenzen die eine oder andere Ablaufbeschreibung zum Thema einer Abstimmung beziehungsweise Evaluationen zu machen.
Im Zeitalter von Internet und Intranet ist diese Möglichkeit besonders zu beachten.
Evaluation
Jede Organisation muss sich in bestimmten Zeitabständen hinsichtlich der Richtigkeit und Effizienz der organisatorischen Regelungen selbst überprüfen (evaluieren) oder überprüfen lassen.
Diese Stufe wird sehr häufig vernachlassigt, weil die Befürchtung besteht, wieder einmal etwas verändern zu müssen, weil doch viel Arbeit in die Erstellung der Organisationspläne gesteckt wurde.
Meist wartet man daher auf die externe Durchführung einer Qualitätsanalyse oder einer Ansprache der Schulaufsicht. Das passt aber nicht zur zukünftigen Eigenverantwortung.
Auch die Bearbeitung von SEIS sollte nicht als QA-hinausschiebendes Instrument genutzt werden, sondern als aktives Verbesserungsinstrument.
Es ist – wie bereits erwähnt - zu empfehlen, sich bereits bei der Festschreibung von internen Regeln Gedanken darüber zu machen, wie eine angemessene Überprüfung der Realisierung vorzunehmen ist. Anderfalls wird allein schon aus Zeitgründen eben nur das Notwendigste an Aufwand getrieben.
Legen Sie sich dazu einen wachsenden Fragenkatalog an und unterteilen Sie in Standardfragen und Sonderfragen.
Anpassung
Die logische Konsequenz jeder Evaluation ist die Beurteilung von möglichen Abweichungen gegenüber festgelegten internen Regeln oder Abläufen. Entweder wird nicht so gehandelt, wie es vereinbart war oder die bisherigen Regelungen sind nicht mehr richtig. In jedem Fall ist der Zustand wieder herzustellen, dass die Regelungen mit dem Handeln übereinstimmen.
Entweder die Schulleitung weist an oder es wird von den Betroffenen selbst geregelt.
Zusammenfassung
Die vorliegende Beschreibung kann nur als grobe Zusammenfassung einzelner Aspekte aufgefasst werden.
Die Arbeit an Geschäftsverteilungsplänen oder wie die Festlegung von Verantwortlichkeiten auch immer genannt werden soll, macht nur dann Sinn, wenn es ein Kommunikations- oder sonstiges Defizit in einer Schule gibt, wie wer mit wem an welchen Aufgaben verantwortlich arbeiten soll oder muss. Die Erstellung derartiger Pläne darf kein Selbstzweck sein oder nur für eine übergeordnete Instanz erstellt werden.
Wenn wirklich die Eigenverantwortung von Schulen angestrebt wird, wird es keine Alternative dazu geben, sich mit den Vorgehensweisen oder bestätigten Prinzipien der mittelständischen Wirtschaft als Anregung zu beschäftigen.
Der Paradigmenwechsel besteht in den Leitungsfunktionen der Schule darin, die persönliche Akzeptanz der zukünftigen Eigenverantwortung für die eigene Schule und natürlich auch für sich selbst zu überprüfen. Das bedeutet, auch der eigenen Schulorganisation kritisch zu betrachten und zu hinterfragen.
Dieser Akt der Gestaltung einer Organisation wird in der Regel mit einigen Selbstzweifeln von Führungskräften aber auch mit Erfolgsgefühlen erlebt.
Nicht die Anforderungen der Schulaufsicht sind zu fokussieren (mit allem Respekt), sondern die eigene Verantwortung für die Leitung einer Schule.
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern etc. zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
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