Was ist zu regeln?
Das Ergebnis der Stufe 2 sollte in eine Tabelle münden, in welcher die identifizierten Aufgaben und Abläufe festgehalten sind.
Diese können dann tabellarisch den entsprechenden Personen oder Arbeitsgruppen zugeordnet werden.
In der BASS wird gefordert, dass die Überprüfung der Richtigkeit und Wirksamkeit der organisatorischen Regelungen, der Zuordnung von Aufgaben auf bestimmte Funktionsstellen circa einmal im Jahr erfolgen sollte. (Gymnasium) Es macht daher Sinn, sich bereits bei der organisatorischen Festlegung Gedanken darüber zu machen wie eine Evaluation erfolgen und welche Kriterien zur Bewertung herangezogen werden sollten.
In der BASS wird übrigens leider nicht auf die Art und Weise eingegangen, wie die aufgeführten Aufgaben erledigt werden sollten. Doch genau in diesem Punkt liegen - wie bereits erwähnt - wesentliche Effizienzpotenziale.
Kompetenzregelung
Mit der Zuordnung der Aufgaben bzw. Prozesse zu den entsprechenden verantwortlichen Personen ist es aber noch nicht getan. Die Kompetenzen / Funktionen müssen noch angesprochen werden.
Die in Schulen oft vorzufindene tabellarische Auflistung erfolgt meist durch ein Kreuz in der entsprechenden Spalte. Manchmal sind zu den Aufgaben auch Kreuze bei allen Beteilgten zu finden. (Risiko: jeder verlässt sich auf den anderen). Sinnvoll aber wäre nicht nur eine allgemeine Zuordnung (Kreuze) vorzunehmen, sondern eine Aufteilung in die Art der Kompetenz bzw. der Befugnis, da vermieden werden muss, dass unklare Verantwortlichkeiten entstehen.
Diese Matrix wird inhaltsreicher, wenn die entsprechenden Kompetenzen zusätzlich erkennbar sind. Die Kompetenzen lassen sich mit Buchstaben untergliedern in Gesamtverantwortung (D.), Mitarbeit (M.) oder Information (I.) (Passiv - jemand wird informiert). Das aktive Informationsverhalten liegt in der jeweiligen Verantwortung von (D) oder (M).
Diese Matrix wird auch „Funktionendiagramm“ genannt.
Ohne Zielformulierung sind alle Wege richtig.
Zielformulierung
Ziele sind nur dann wirklich Ziele, wenn sie folgenden Kriterien genügen:
- Der Ausgangspunkt und der gewünschte Endzustand als auch die Zeiteinheit für die Veränderung ist zu fixieren oder zu vereinbaren. (Liegt dies nicht vor, spricht man von Absichten, aber nicht von Zielen).
- Inwieweit es notwendig ist, Ziele schriftlich zu fixieren hängt u.a. von Komplexität und Wichtigkeit der entsprechenden Ziele ab. Der Autor empfiehlt, einen angemessenen Formalismus – auch bei der Formulierung von Aufgaben -einzuhalten, auch wenn dies aus Zeitgründen oft vernachlässigt wird. Formulare sollen helfen, nicht einschränken.
Jeder Prozess (jeder Ablauf) verfolgt ein bestimmtes Ziel. Dieses Ziel steht im Zusammenhang mit dem übergeordneten Gesamtziel der Schule. Das Gesamtziel der Schule entspricht dem formulierten Leitbild und dem hoffentlich dazu passenden Schulprogramm.
Eine Schule, die heutzutage noch kein aktuelles, valides und evaluierbares Schulprogramm hat, ist zu vergleichen mit einem Autofahrer, der von A zum Punkt B fahren will, ohne die Strecke auf einer Landkarte vorher gesehen zu haben. Er ist auf den Beifahrer (in diesem Fall Schulaufsicht, Eltern, Kollegium und gegebenenfalls auch den Schülerinnen und Schülern) angewiesen, die eine Kurskorrektur oder die Kursbestätigung kommunizieren.
Damit eine Person eine delegierte Aufgabe verantwortlich, richtig und vollständig erfüllen kann, sind u.a. folgende Informationen notwendig:
- Die Beschreibung der Arbeitsaufgabe, des Projektes, des Vorhabens.
- Die Beschreibung des Ziels (was soll erreicht werden?),
- Die unter Umständen notwendige Beschreibung des gedachten und erwünschten Arbeitsablaufes,
- Die Beschreibung, welche Informationen zur Erfüllung der Arbeitsaufgabe notwendig sind,
- Das gewünschte Ergebnis und möglicherweise auch noch
- Die anzuwendenden Methoden oder Hilfsmittel.
Wird nur nach dem Motto verfahren: "… ich habe es Ihnen ja gesagt, wie sie arbeiten sollten …“ oder „… machen Sie mal …“, ist ein erhöhter Aufwand an Kontrolle notwendig.
Rein verbale Anordnungen oder Anweisungen können ausreichend sein, wenn alle das wirklich zu erreichende Ziel kennen.
Wenn eine Schulleitung die oben beschriebene Empfehlung zu theoretisch oder überzogen empfindet, sollte sie überlegen, wieviel Zeit und Energie in die Vorarbeit und Nacharbeit gesteckt wird, weil etwas nicht richtig getan oder befolgt wird.
Richtig bleibt in jedem Fall die Bestrebung, durch sinngebende Kommunikiation und „Kümmern“ eine Organisation zu führen. Mit Papier führt man nicht.
Ablaufbeschreibung
Nachdem festgelegt worden ist, wer welche Aufgaben mit welcher Kompetenz erfüllen soll oder kann, sind noch die einzelnen Ablaufschritte bei wichtigen oder kritischen Abläufen festzuschreiben. (Hier gibt es eine Überschneidung zu Projektmanagement.)
Es besteht an dieser Stelle ein Risiko der „Überorganisation“, wenn nun alle Abläufe in einer Schule beschrieben werden, weil undifferenziert auch die normalen Alltagsaufgaben geregelt werden. Erstens würde sie niemand wirklich lesen und sich danach orientieren und zweitens würde der Korrekturaufwand den Rahmen sprengen.
Es besteht also die Suche nach einer schulinternen Darstellungsart, wie die Abläufe schnell darzustellenn und zu kommunizieren sind.
Möglichkeit 1:
Es wird durch eine Nummerierung die Reihenfolge der durchzuführenden Tätigkeiten oder Ablaufstufen aufgelistet.
Beispiel zum Thema „Schulhofgestaltung“ - für die Gliederung – nicht für den Inhalt:Arbeitgruppe bilden,Aufgabenstellung erläutern und festschreiben,Zeitrahmen vorgeben,Budget klären.Etc.
Diese Art der Gliederung lässt allerdings nicht zu, dass Rücksprünge angesprochen werden können. Was ist zu tun, wenn ein Punkt unerwartet nicht so zu bearbeiten ist wie vorgesehen?
Dafür eignet sich eine grafische Darstellung besser.
Möglichkeit 2:
Es wird eine grafische Darstellung der einzelnen Aufgabenschritte vorgenommen.
Hierzu gibt es wiederum mehrere Möglichkeiten. In der Wirtschaft hat sich mittlerweile die Version etabliert, die die Abläufe und die Zuordnung zu den Verantwortlichkeiten in horizontaler Form dokumentiert.
Noch vor einigen Jahren wurde die Darstellung im Wesentlichen im DIN-A4 Format in vertikaler Form vorgenommen. Auch bei dieser Darstellung wurden Prozessstufen und Verantwortlichkeiten in einer übersichtlichen Form zusammengeführt.
Es ist unerheblich für die Auswahl der Varainte, wenn die Schule ihre Regelungen lediglich auf Papier festhalten möchte. Bei einer Intranetorganisation allerdings haben sich die horizontalen Darstellung allein schon aus Gründen der Bildschirmdarstellung durchgesetzt.
Ablaufdarstellung hoizontal
Ablaufdarstellung (vertikal)
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Im 1. Teil wurde auf die Grundlagen eingegangen.
Der 2. Teil beantwortet u.a. Fragen zur Struktur.
Im 4. Teil wird auf Veröffentlichung und Anpassung eingegangen.
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern etc. zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
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Kommentar zu Geschäftsverteilungspläne (3)
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