Die Aufgaben, Rechte, Pflichten, Fähigkeiten und Kompetenzen des Projektleiters.
Insbesondere in mittelständischen Firmen ist Projektarbeit ein fester Bestandteil von Organisationsveränderungen oder Rationalisierungen. Leider wird Projektarbeit in den meisten Fällen aber nicht so durchgeführt, wie es der Aufgabenstellung entsprechen sollte. Der Grund liegt vielfach in der mangelnden Kenntnis der entsprechenden Methoden, der Kommunikationshilfsmittel (Projektpläne und Ähnliches), sowie in unangemessener Kontrolle / Führung (zu detailliert oder zu oberflächlich) des Projektes.
Ein weiterer Grund liegt darin, dass Mitarbeiter, die in der Projektleitung unerfahren sind, sich häufig in dieser Funktion nicht zurechtfinden. Grund: Eine entsprechende Einweisung und Einarbeitung im Sinne einer Betreuung durch die normalen Vorgesetzten bezieht sich in der Regel lediglich auf die Beschreibung der Rahmendaten und der Methodenanwendung. Motto: "Sehen Sie mal zu, wie sie klarkommen, Sie sind ja schließlich schon sehr lange in unserem Unternehmen! ". Ein weiterer Grund Projektarbeit nicht professionell genug durchzuführen, besteht darin, dass der Identifikationsgrad des Projektleiters mit dem Projekt nicht hoch genug ist. Man wickelte eben ab. Grund: die Sinnhaftigkeit des Projektes und die Projektvorgaben werden als fraglich eingestuft.
Zur Erinnerung: Projekte sind "kurzlebige Güter". Man muss sie aber von normalen Aktivitäten oder Maßnahmen zur Rationalisierung oder Unternehmensverbesserung trennen, denn die Anzahl von begonnenen Projekten in einem Jahr stellt noch kein Kriterium für die zukunftsorientierte Ausrichtung einer Firma dar. Qualität steht vor Quantität.
Die nachfolgende Beschreibung mit den Fragen zur Selbsteinschätzung (ICH-Form) soll dabei helfen, die zu Beginn gestellte Frage beantworten.
Aufgaben
Der Projektleiter ist in der Regel Unternehmer im Unternehmen. Er hat die Aufgabe, sein Projekt (Definition: Einmalaufgabe) so zu organisieren, dass er in vollem Umfang mit den ihm erteilten Kompetenzen und Rechten verantwortlich für die gewünschte Zielerreichung ist. (Hinweis: in der Regel sind Kostenübersichten, Zeitübersichten - Balkenpläne oder Netzpläne - und sonstige Unterlagen zu erstellen, um eine ausreichende Transparenz des Projektes herstellen zu können.)
Dazu hat er seine Projektmitarbeiter entsprechend zu instruieren, Ihnen die entsprechenden Methoden und Techniken zu vermitteln und in angemessenem Umfang die Kontrolle darüber auszuüben. Weiterhin hat er darauf zu achten, dass bei Terminverzug, bei Kostenüberschreitungen oder sonstigen Abweichungen vom geplanten Ziel entsprechend gehandelt wird.
Fragen zur Selbsteinschätzung (Ich-Form):
- Sind mir meine Rechte vom projektvergebenden Vorgesetzten ausreichend erläutert worden? Sind sie irgendwo definiert?
- Sind andere Abteilungen oder Personen über meine Zusatzrechte informiert?
Der Projektleiter hat im Rahmen des Projektes Anweisungsbefugnis gegenüber allen anderen Mitarbeitern im Projekt. Dabei ist es durchaus zulässig, jedoch selten, dass ein Projektleiter Anweisungsbefugnis gegenüber einem sonstigen Vorgesetzten in der hierarchischen Gliederung einer Firma hat.
Logischerweise muss ein Projektleiter auch die Möglichkeit haben, die für die Projektumsetzung notwenigen Ressourcen einzusetzen, d.h. unter Umständen zusätzliches Personal einzusetzen oder zusätzliche finanzielle Mittel zu beschaffen.
- Ist mir das Projekt so erläutert worden, dass ich es auch bei Berücksichtigung vorhandener Randbedingungen in der Konzeption zur Unternehmensentwicklung wieder finde?
- Ist mir der "Qualitätslevel" klar genug, um Ergebnisse nicht zu detailliert oder zu oberflächlich zu akzeptieren?
- Habe ich die Projektdokumentation mit den geforderten Informationswegen "im Griff?"
- Ist mir als Projektleiter klar, wie ich das Projekt bei Beendigung meinem Auftraggeber präsentieren werde?
- Habe ich meinen Projektmitarbeitern ein Projekthandbuch oder ähnliches gegeben, damit sie sich organisieren können? (Manchmal gibt es derartige Beschreibungen auch im Qualitätsmanagementsystem als Verfahrensanweisungen.)
Pflichten
Die primäre Pflicht besteht darin, die alleinige Verantwortung für die zielgerichtete Durchführung des Projektes zu übernehmen und sich diese Aufgabenstellung zu stellen. Er hat den projektvergebenden Vorgesetzten in vollem Umfang in geplanten Abständen über den Status des Projektes zu informieren.
Denken Sie an die Funktion eines Kapitäns auf einem Schiff: Er legt den Kurs fest, er sagt dem Steuermann, wie er reagieren soll und er richtet die Mannschaft auf schwierige Situationen aus – auch gegen Widerstände. Dazu muss er allerdings selbst wissen, was er will.
Eine weitere Verpflichtung besteht darin, die zeitliche Durchführbarkeit des Projektes neben den Alltagsaufgaben – je nach Projekt- und Gruppendefinition - sicherzustellen. Bei einem überhöhten Risiko der Überbelastung aller Beteiligten besteht auch das Risiko der Nachlässigkeit bei der Aufgabenerfüllung.
Fragen zur Selbsteinschätzung:
- Bin ich konfliktfähig genug, um an mich gestellte, aber bisher nicht erfüllte Erwartungen als Herausforderung zu sehen?
- Sind alle Fragen zur Projektdefinition und den Rahmenbedingungen zu Beginn des Projektes geklärt, um keine unrealistischen Erwartungen aufkommen zu lassen?
- Kann ich den Projektmitarbeitern die Notwendigkeit des Projektes so erläutern, dass ich viel delegieren kann und wenig zu kontrollieren habe?
- Ist mir klar, dass meine Geduld, meine Ausdauer und meine Beständigkeit für die Projektmitarbeiter richtungweisenden Charakter haben?
Fähigkeiten
Ein Projektleiter kann seine Aufgabenstellung unmöglich in vollem Umfang erfüllen, wenn er die dazu notwendigen Fähigkeiten nicht besitzt. Es mag zwar möglich sein, während des Projektes zu lernen, das ist aber sehr risikoreich, da die Projektmitarbeiter diesen Lernvorgang logischerweise auch erkennen, aber nicht unbedingt tolerieren werden.
Zwei Fähigkeiten sind "Muss-Kriterien" für die Definition eines Projektleiters. Das erste Kriterium besteht darin, dass ein Projektleiter sein "Geschäft" verstehen muss, und seinen Projektmitarbeitern dokumentieren kann, welcher Kurs einzuhalten ist, und in welchem Umfang Dokumentation und Kommunikation für die Projektdurchführung notwendig ist. Fachwissen ist also eine absolute Voraussetzung für die Durchführung eines Projektes. Dieses Fachwissen muss sich nicht im Detail auf alle kleineren Maßnahmen beziehen, sondern auf die Kenntnis der Zusammenhänge im Gesamtprojekt.
Das zweite Kriterium besteht darin, die Projektmitarbeiter bei der Bearbeitung des Projektes zu einem Team "zusammenzuschweißen". Damit ist lediglich gemeint, dass die Verlässlichkeit untereinander gegeben sein muss, dass der Kommunikationsfluss ohne Probleme verläuft, und schnell auf Abweichungen reagiert wird. In diesem Zusammenhang ist auf die Persönlichkeit des Projektleiters mit seiner "emotionalen Kompetenz", wie es heutzutage benannt wird, hinzuweisen.
Fragen zur Selbsteinschätzung:
- Kann ich mich als Projektleiter bei Abweichungen oder Widerständen richtig durchsetzen?
- Reichen meine Aktivitäten bei den Projektbesprechungen aus?
- Kann ich Stärken oder Schwächen bei Projektmitarbeitern frühzeitig erkennen, um darauf einzugehen?
- Kann ich mit anderen Autoritäten souverän umgehen?
- Bringe ich bei Schwierigkeiten meine "Statusautorität" oder meine persönliche Autorität ins Spiel?
Kompetenzen
Es ist nicht möglich, ein Projekt richtig durchzuführen, wenn der Projektleiter nicht alle Kompetenzen erteilt bekommt, das Projekt in Krisensituationen oder bei Abweichungen trotzdem zielgerichtet und zeitgenau durchzuführen. Damit ist logischerweise eine hohe Verantwortung verbunden - sowohl für den Vorgesetzten, der dieses Projekt vergibt, als auch für den Projektleiter, der dieses Projekt übernimmt.
Auch in diesem Fall ist darauf hinzuweisen, dass der Vorgesetzte, der ein Projekt vergibt, dem zukünftigen Projektleiter in vollem Umfang vertrauen muss, das Projekt auch führen zu können. Andernfalls sind Probleme vorprogrammiert.
Fragen zur Selbsteinschätzung:
- Habe ich als Projektleiter zu Beginn ein Mitspracherecht bei der Projektdefinition?
- Kann ich Fachverantwortliche selbst benennen?
- Habe ich die Kompetenz, selbst Projektergebnisse zu akzeptieren oder zurückzuweisen?
- Darf ich das Projekt während des Projektverlaufes bei neuen Erkenntnissen als unwirtschaftlich oder überflüssig abbrechen?
Zusammenfassung
Zusammenfassung:
Eine Projektleitung zu übernehmen, ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. In der Regel sind es Aufgaben, die in dieser Konfiguration bisher nicht übernommen wurden und eine neue Herausforderung darstellen. Dabei zeigt sich, ob über geistige Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und Teamintegration nicht nur geredet wird, sondern ob sie auch praktiziert werden können. Am Ende einer Projektleitung steht immer ein Ergebnis, welches hinsichtlich der Übereinstimmung von Vorgabe, Verlauf und Endzustand überprüft und dokumentiert wird – wenn nicht zwischendurch das Projekt den Ermüdungstod gestorben worden ist. Alibi: "So wichtig war das Projekt ja sowieso nicht, die Prioritäten haben sich eben geändert!?"
Die Kommunikation aller Projektbeteiligten untereinander ist mit einer der Erfolgsschlüssel bei der Durchführung eines Projektes, wobei hier nicht die schriftliche Kommunikation über Reports oder sonstige Schriftstücke gemeint ist, sondern die menschliche, kollegiale oder betreuende Kommunikation. Projektarbeit ist Teamarbeit und es gelten die Regeln von Teamarbeit – auch für Menschen, die bisher nur Vorgesetztenverantwortung getragen haben.
Logisch ist natürlich, dass bei jedem Projekt Neues gelernt wird - sowohl beim Projektleiter als auch bei den Projektmitarbeitern.
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern etc. zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
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Kommentar "Projektmanagement und Projektleitung"
5 Kommentare
03.05.2012
20:39
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01.05.2012
01:22
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E-Mail
Gfcnter Landsberger sagt: Ich bin ein freundlicher, gesgllieer Mensch, der es nach Mf6glichkeit vermeidet, dem Wandel von der Komf6die zur Tragf6die nachzuhelfen, daffcr sorgt das Leben selbst. (Guillem Pif1a, DwD, S.597) Was als Komf6die beginnt, endet als Tragf6die. (If1aki Echavarne, S.615) Was als Komf6die beginnt, endet als Tragikomf6die. (Aurelio Baca, S.616) Was als Komf6die beginnt, endet unfehlbar als Komf6die. (Pere Ordf3f1ez, S.617) Was als Komf6die beginnt, endet als kryptographisches Exerzitium. (Julio Martednez Morales, S.619) Was als Komf6die beginnt, endet als Horrorfilm. (Pablo del Valle, S.623) Was als Komf6die beginnt, endet als Triumphmarsch, oder etwa nicht? (Marco Antonio Palacios, S.625) Was als Komf6die beginnt, endet unvermeidlich als Geheimnis. (Hernando Garceda Lef3n, S.629) Was als Komf6die beginnt, endet als Responsorium im leeren Raum. (Pelayo Barrendoe1in, S.632) Was als Komf6die beginnt, endet als komischer Monolog, aber ffcr uns gibt es nichts mehr zu lachen. ((Felipe Mfcller, S.636)Und wie und wo endet der ganze Roman Die wilden Detektive ? -Die Antwort fe4llt unterschiedlich aus, je nachdem, ob man ste4rker auf die Erze4hlzeit oder aber auf die erze4hlte Zeit achtet(bzw. auf die erreichte Seitenzahl oder die schon vorher erreichte Zeitstelle). Das trifft fcbrigens auch ffcr RBs Roman 2666 ganz e4hnlich zu.
