Warum Projektmanagement?
Die Anforderungen an die unternehmerischen Fähigkeiten und die Kraft, sich den permanent ändernden Marktbedingungen zu stellen, geht zuweilen an die Schmerzgrenze vieler Firmen.
Immer häufiger ergeben sich Aufgabenstellungen oder Problemsituationen, die bisher nicht bekannt waren, schnell bearbeitet werden müssen, damit die entsprechenden Probleme gelöst werden.
"Sonderaufgaben", so hat man es früher genannt, sind zu verteilen, um parallel zu den normalen Alltagsaufgaben zusätzlich an der Weiterentwicklung der Organisation zu arbeiten. Diese Sonderaufgaben werden als Projekt definiert und neben der normalen Alltagsarbeit zu bearbeiten sein. "Projektmanagement", ist eine Organisationsform innerhalb einer bestehenden Organisation, die es ermöglichen soll, dass Menschen sich zusätzlich zu ihren Alltagsaufgaben gezielt mit Sonderaufgaben beschäftigen können. Fachkräfte unterschiedlicher Disziplinen und unterschiedlicher Fähigkeiten werden in diesen Fällen zu einer Gruppe zusammengesetzt, um ein übergeordnetes Problem zu lösen. Die Arbeit verläuft nicht immer konfliktfrei und ist durch einige Besonderheiten gekennzeichnet, die im Folgenden angesprochen werden.
Die Ausgangslage
Professionelles Projektmanagement macht Unternehmen flexibler und leistungsfähiger. In einem Wirtschaftssystem, in dem sich die Schnelligkeit von Veränderungen von Jahr zu Jahr erhöht, ist auch der Einsatz entsprechender Planungssysteme und Steuerungssysteme in den Unternehmen den veränderten Verhältnissen anzupassen. Der Markt und die sonstigen externen Einflussfaktoren fordern nicht nur kostenoptimierte Lösungen, sondern auch Innovation und wesentlich höhere Schnelligkeit bei der Umsetzung von Anpassungsmaßnahmen. Insbesondere bei innovativen Lösungen existieren erhöhte Unsicherheits- und damit Risikofaktoren hinsichtlich des beabsichtigten Erfolgs. Die Problematik besteht in der richtigen Einschätzung zukünftiger Ereignisse, wie beispielsweise der Veränderung bei den Kundenbedürfnissen oder der schlechten Kalkulierbarkeit von Preisen und Absatzmengen.
Dieser Unsicherheitsfaktor ist auf ein Minimum zu reduzieren. Mittelfristige und langfristige Planungsansätze und Steuerungsmethoden werden - wie in vielen Fällen festzustellen ist - allein den Anforderungen nicht mehr gerecht. Flexibilität und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sind in Firmen mehr und mehr gefordert - wenn nicht nur immer diese menschlichen Probleme wären, die beispielsweise Selbstverwirklichung über die Aufgabenerfüllung stellen, oder pragmatische Selbstüberschätzung von Entscheidern, die verhindert, eine Problematik systematisch zu bearbeiten. "...Wir schaffen das schon ...", das sind Aussprüche, die zwar innere Stärke dokumentieren sollen, aber oft nur als Ersatz für das "Pfeifen im Walde" gelten. In manchen Fällen ist es bereits der Anfang vom Ende eines Unternehmens.
Wie auch im Bereich des Qualitätsmanagements liegen die ursprünglichen Ansätze der Beschreibung und Umsetzung von Projektmanagement im militärischen Bereich, wo Sicherheit und Zuverlässigkeit an oberster Stelle stehen. In der Historie werden viele Beispiele aufgeführt, die die Anwendung von Projektmanagement dokumentieren, aber nicht direkt militärischen Ursprungs sind. (Pyramiden, Eiffelturm, Landung auf dem Mond, etc.)
Ist Projektmanagement neu?
Warum wird Projektmanagement benötigt? Worin liegt das Besondere beim Projektmanagement gegenüber einfachen Aufgabenstellungen?
Fragen, die im Folgenden angesprochen und beantwortet werden.
Letztendlich dient Projektmanagement nur einem einzigen Ziel: die drei Faktoren "Zeit", „Kosten" und "Qualität" (der Planung und der Ausführung) in ihrer Wechselwirkung übersichtlich zu gestalten um damit auf auftretende Störgrößen angemessen reagieren zu können.
Dabei kommt dem Projektleiter die besondere Aufgabe zu, die involvierten Mitarbeiter oder Kollegen immer wieder auf die beabsichtigte Zielerreichung auszurichten, diese zu überwachen und anderseits auch die notwendigen Steuerungsinstrumente einzusetzen, die es in einer Diskussion ermöglichen, zwischen emotionalen Meinungen oder Ansichten und der Bewertung wirklicher Fakten zu unterscheiden.
Um Projektmanagement in kurzer Form zu beschreiben, ist es notwendig, einige Aspekte abzugrenzen, weil andernfalls nur zu oberflächlich argumentiert werden kann.
Die nachfolgenden Ausführungen werden bezogen auf Projekte und deren Organisation in mittelständischen Betrieben - insbesondere sind hier die Zulieferindustrie der Möbelproduzenten gemeint und natürlich auch die Produzenten selbst. Es ist weiterhin notwendig, eine Unterscheidung hinsichtlich der Größenordnung eines Projektes vorzunehmen. Projekte, wie beispielsweise die schlüsselfertige Planung einer Fabrik oder die grundsätzliche Umstrukturierung einer Firmengruppe, benötigen wesentlich weitere Erklärungen und Überlegungen, als dies bei kleineren Projekten – Umstellung einer Maschinenkombination - notwendig ist.
Projektmanagement ist eine Organisationsform, die sich zur Bearbeitung kurzfristig und mittelfristig notwendiger Veränderungen gut einsetzen lässt. Sie ersetzt die herkömmliche Betriebsorganisation bzw. Betriebshierarchie nicht, sondern ergänzt sie. In Form einer "Task-Force", - das ist eine Gruppenzusammensetzung, die sich nach Erledigung einer Aufgabe oder eines Projektes wieder auflöst-, werden abteilungs- oder fachübergreifende Aufgabenstellungen definiert und zu einem Projekt zusammengefasst.
Anders als bei der alltäglichen Aufgabenerfüllung ist Projektmanagement zwingend systematisch zu betreiben.
Als Beispiele lassen sich hier anführen:
- Betriebliche Restrukturierungsmaßnahmen,
- Einführung von neuen Datenverarbeitungssystemen,
- Markteinführung eines neuen Produktes,
- Projektarbeit in Schulen
- Anpassung an eine Kooperation oder Fusion (siehe Holz- und Kunststoffverarbeitung 9/ 2002) oder
- Einführung eines Qualitätsmanagements (ISO 9001:2008)
- … auch für die Erstellung einer Diplomarbeit ist ein Projektmanagement sinnvollerweise einzusetzen ...
Der Begriff des Projektmanagements wird im betrieblichen Alltag häufig nicht richtig angewendet. Er steht oft für ganz normale Aufgaben, die zwar eine gewisse Komplexität haben, aber eigentlich zu den Aufgaben eines Stelleninhabers oder einer Abteilung gehören. Durch die Bezeichnung „Projekt“ erhält die Aufgabe oder die Problemlösung einen höheren Stellenwert und lässt sie nach außen wichtiger erscheinen, als sie wirklich ist. „… Alles ist mittlerweile ein Projekt ...", so erklärte ein Technischer Leiter seine Arbeitssituation in einem Interview zu diesem Thema.
Projektmanagement im eigentlichen Sinne ist hinsichtlich der beschreibenden Kriterien wie folgt zu definieren: Das Problem oder die zu bearbeitende Aufgabe muss:
- Eine außergewöhnliche Komplexität besitzen,
- sollte einen bestimmten Einmaligkeitscharakter haben, sollte interdisziplinär zu bearbeiten sein, (obwohl auch einzelne Personen ein Projekt durchführen können),
um nur die wichtigsten Aspekte zu nennen.
Man sollte sich weiterhin klar machen, dass ein Projekterfolg von drei grundsätzlichen Komponenten abhängt, nämlich:
Grafik: Klicken, um zu vergrößern
- Der möglichst genauen Beschreibung des Ausgangszustands,
- der möglichst genauen Beschreibung des zukünftigen Zielzustandes
- und der Vorwegnahme (Beschreibung) derjenigen Maßnahmen oder Aktivitäten, die auf dem Weg vom Start zum Ziel zu realisieren sind.
- Letzendlich natürlich auch das zu erreichende Ergebnis oder den Endzustand.
So erscheint den involvierten Personen die Bearbeitbarkeit eines Projektes nicht mehr diffus und ermöglicht eine konkretere Vorgehensweise.
Wenngleich diese Beschreibung auch trivial erscheint (sie deckt sich im Wesentlichen mit dem heutzutage oft angesprochenen Prozessmanagement), so ergeben sich doch in diesen drei Komponenten immer wieder einige Probleme. Bei der Beurteilung betrieblicher Situationen durch einen externen Berater ergibt sich sehr häufig die Frage, warum Projektmanagement in den Unternehmen nicht so selbstverständlich und eigenständig eingesetzt wird, wie es aus der Literatur (man beachte: Es gibt sogar eine Norm für Projektmanagement: die DIN 69901 ff), aus einem früheren Studium oder aus der Erfahrung heraus umgesetzt werden sollte. Werden externe Berater in ein Projekt integriert, so haben sie meist keine andere Möglichkeit die gestellte Aufgabe erfolgreich zu bearbeiten, als die Grundprinzipien des Projektmanagements wirkungsvoll einsetzen.
Ende des ersten Teils.
Der zweite Teil beschäftigt sich mit den oft vorzufindenden Defiziten und Zielformulierungen im Projektmanagement. Auch der dritte Teil geht darauf ein.
Die Aufgaben, Rechte, Pflichten, Fähigkeiten und Kompetenzen des Projektleiters werden hier beschrieben.
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern etc. zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
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Kommentar "Projektmanagement als Erfolgsfaktor 1"
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