SWOT-Fragestellung
Die Fragestellung, "was können wir als Organisation eigentlich besser als andere Organisationen unserer Branche und wo haben wir noch Chancen, die wir bisher nicht gesehen haben?“ kann durch die Anwendung einer sogenannten SWOT-Analyse beantwortet werden. Bei diesem Analyseverfahren wird durch grafische Dokumentation durch visuelle Zuordnung der Argumente zu den vier Aspekten eine Standortbestimmung der eigenen Organisation vorgenommen. Daher leitet sich auch die Abkürzung SWOT ab. (Siehe grafische Darstellung)
Die Informationssammlung zu den vier Feldern kann durch eine moderierte Sitzung im Dialog mit den Teilnehmern einer entsprechenden Sitzung erfolgen - was meistens praktiziert wird -, aber auch durch die Sammlung von auf Karten geschriebenen Argumenten im Verlaufe einer Woche oder eines Monats.
Wie geht man nun mit diesen Informationen um?
Basisinformationen
SWOT: Klicken Sie, um die Grafik zu vergrößern
Die Erarbeitung einer SWOT-Analyse und die nachfolgende Auswertung macht nur Sinn, wenn die Ausrichtung – was man mit dieser Methode erreichen will - klar und eindeutig bei der Sammlung von Informationen zu den vier Feldern angesprochen wurde. Logischerweise beschreibt man die vier Begriffe in Bezug auf etwas, also in Bezug auf einen Wettbewerb, auf eine Konkurrenz - gleich welcher Art. Lediglich die eigene Situation aus eigener Sicht darzustellen, ist unergiebig und bringt nichts anderes als endlose Diskussionen. Insofern hängt eine SWOT-Analyse mit Benchmarking (also einem Verfahren, sich mit dem Besten der Klasse, der Branche zu vergleichen) zusammen. Weiterhin werden die Ergebnisse einer SWOT-Analyse mit einem professionellen Projektmanagement zu bearbeiten sein. Zum weiteren Verständnis der einzelnen Begriffe:
Der Bereich "S" und "W" sollen so verstanden sein, dass die dort aufgeführten Argumente in der entsprechenden Organisation akzeptiert sind. Die Stärken hatte man nach eigener Anschauung logischerweise im Griff – meint man meistens -, bei den Schwächen sieht man einen Handlungsbedarf. Wichtig dabei ist zu beachten, dass es durchaus auftreten kann, die eigenen Stärken überbewertet im Vergleich zum Wettbewerb einzuschätzen und andererseits die Schwächen als "Verhinderungsgrund" zur Erringung von Wettbewerbsvorteilen unterzubewerten.
Ähnlich verhält es sich bei den Chancen (O) und den Risiken (T). Beide Aspekte sind im Hinblick auf die Erringung von Wettbewerbsvorteilen zu beachten. Chancen, die realistisch gesehen, nicht wirklich bearbeitet werden können, sind reine Theorie und führen letztendlich nur zu Irritationen.
Interpretation der vier Felder
Sicherlich ist es richtig, sich hinsichtlich zielgerichteter Aktionen darüber klar zu werden, in welche Richtung es gehen soll und in welchem Aufwand/Nutzen-Verhältnis die ganze Sache steht. Es macht keinen Sinn, sich bei allen vier Feldern mit Argumenten zu beschäftigen, die von der Organisation selbst nicht beeinflussbar sind. Lediglich Anforderungen zu stellen ist der einfachste Weg, aber leider auch der Langwierigste.
Haben die gesammelten Aspekte strategischen oder nur operativen Charakter?
Beispielsweise könnte eine Stärke so formuliert sein, dass man schnell auf die unterschiedlichen Zeiten der Milchausgabe in der Kantine reagiert??? (Schule)
Dieser Vorschlag eines Gruppenmitglieds (in einer Hauptschule) ist zwar etwas extrem, aber spiegelt die Ausrichtung von Gruppenmitgliedern wieder, die nicht ausreichend verstanden haben, dass die SWOT-Analyse sich auf den Vergleich zum Wettbewerb oder im Vergleich zu einem noch zu erreichenden Ziel bezieht.
Wie repräsentativ sind unsere Aussagen?
Bei der Sammlung der Aussagen zu den vier Feldern ist darauf zu achten, dass eine repräsentative Darstellung innerhalb der Felder entsteht. Wenn beispielsweise lediglich ein oder zwei Argumente / Karten vorhanden sind, kann man wirklich nicht von einer auswertbaren Beschreibung dieses Feldes ausgehen. 3 Argumente sollten ein Mindestmaß an statischer Sicherheit bieten.
Weiterhin ist es wichtig für die Auswertung, dass zwischen Meinungen und Fakten unterschieden wird. Daher ist jede Karte oder jedes Argument dahingehend zu überprüfen, wie denn glaubhaft gemacht werden kann, dass dieses Argument wirklich stimmt. Es ist also mit Beispielen zu belegen, warum dieses Argument stimmen könnte. Beispiel einer Karte, bzw. einer Nennung: „Wir haben engagierte Kollegen". Um es verwertbar zu haben, muss beispielsweise gefragt werden:
- Wie viel Kollegen sehen das auch so?
- Wodurch können WIR das feststellen?
- Wie würde es eine externe Stelle überprüfen können?
- Gibt es eine Skala des Engagements? Engagiert kann ja auch heißen: wenig engagiert, gut engagiert, sehr engagiert, vollkommen engagiert.
- Wenn es (das Engagement) stimmt, woran liegt das eigentlich?
Erst nach dieser kritischen Überprüfung, ob die gesammelten Informationen auch wirklich ein reales Bild darstellen und nicht einem Wunschbild entsprechen, kann daran gearbeitet werden.
Selbst eine SWOT-Analyse durchzuführen?
Ausarbeitungen zur Organisationsentwicklung, die in Form einer SWOT-Analyse durchgeführt werden, gleichen häufig einer "Nabelschau". Man positioniert sich selbst. Dieses Verfahren gleicht der Unterscheidung von Eigenbild und Fremdbild im persönlichen Bereich. Kein Mensch ist wirklich in der Lage, sein Eigenbild objektiv darzustellen und ist auf Feed-back zu seinem Fremdbild auf andere Menschen angewiesen. In der SWOT-Analyse passiert Ähnliches. Je nach Selbstbewusstsein werden Stärken wirklich als Stärken definiert und Schwächen werden kritisch aufgezeigt. Perfektionisten zeigen dabei mehr Schwächen als Stärken auf - was häufig nicht der Realität entspricht - und in einem Klima der Unsicherheit werden angeblich vorhandene Stärken überbetont.
Wie reagieren?
Die Ergebnisse der SWOT-Analyse so zu nehmen, wie sie sind und mit den vorhandenen Argumenten nichts weiter anzufangen, verfehlt total den Zweck dieser Methode.
Frage: Ist es sinnvoll, die Stärken noch zu verstärken und die Schwächen bleiben so, wie sie sind, oder sollten die Stärken genutzt, aber die Schwächen kompensiert, bzw. in Richtung Stärke bearbeitet werden?
Ebenso verhält es sich mit den Chancen und Risiken. Die Chancen so nutzen, wie sie sind und die Risiken abbauen oder die Chancen weiter ausbauen und die Risiken negieren?
Schwierige Fragen, die von den Randbedingungen und der Dringlichkeit der Bearbeitung der vier Felder abhängen. Eine generelle Antwort auf diese Fragestellungen wird es wohl nicht geben.
In den meisten Fällen wird an beiden Fronten gekämpft. Das heißt, es werden die vorhandenen Stärken darauf überprüft, wie sie wirklich noch weiter auszubauen sind (dies ist schließlich auch ein erfreulicher Vorgang) und bei den Schwächen gibt es eher zögerliche Vorschläge zur Verbesserung. Sie sind umso zögerlicher, je mehr sie mit der Person und Funktion von Führungskräften zusammenhängen. Auch die Befürchtung im Kollegium, durch Verbesserungs- oder Veränderungsvorschläge mit Mehrarbeit oder / und mit persönlichen Veränderungen konfrontiert zu werden, macht die Diskussion um die Abstellung von Schwächen gelegentlich etwas langwierig.
Die Ergebnisfeststellung nach ausführlicher Diskussion der SWOT-Analyse und der eingeleiteten Umsetzung von Maßnahmen kann als Input sowohl für ein Leitbild als auch für eine Strategieformulierung (oder Schulprogramm - in Schulen) genutzt werden.
Lesen Sie auch:SWOT-Grundlagen
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
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Kommentar zu "SWOT-Analysen auswerten"
1 Kommentar
02.01.2012
15:26
Randi
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God, I feel like I sohlud be takin notes! Great work
