Was ist bei Fragebögen generell zu beachten?
Fragebögen zu entwickeln dürfte nicht schwer sein, denken viele Menschen, die damit beauftragt sind. Es gibt aber einige grundsätzliche Regeln zu beachten.
Die Problematik bei der Erstellung von Fragebögen beginnt bereits bei eindeutiger Definition des Ziels - oder der Ziele - dieser Fragebögen. Es empfiehlt sich, die Ziele sehr konkret und vor allen Dingen schriftlich festzuhalten. Nur so ist eine spätere Überprüfung möglich, ob das Ziel der Abfragen erreicht worden ist.
In der Zielformulierung sollten weiterhin folgende Punkte beschrieben sein.
>> Welche Informationen möchte ich von den befragten Personen bekommen? (Wenn man nicht weiß, wie mögliche Antworten auszuwerten sind, werden auch keine richtigen Fragen gestellt)
>> Welchen Umfang soll die Befragung haben?
>> Wie sieht der vorgedachte Ablauf der Befragung aus?
>> Welchen Teilnehmerkreis wollen wir ansprechen?
>> Müssen wir zur Konzeption dieser Aktion Experten hinzuziehen?
>> Gibt es bereits ähnliche Befragungen, die lediglich anzupassen sind?
Bei der Umsetzung von Fragebögen - hier wird zunächst nur auf das Medium "Papier" eingegangen - sind weiterhin noch folgende Anmerkungen zu berücksichtigen.
Bedenken Sie, dass der erste Eindruck beim Erhalt eines Fragebogens mit darüber entscheidet, ob jemand an einer Befragung teilnimmt oder nicht. Sind die Fragen unübersichtlich und sehr differenziert auf einer DIN A4 Seite aufgeschrieben, wird in der Befragte schon allein deswegen kein großes Interesse verspüren, die Fragen zu beantworten.
Sie können die Fragen sowohl als direkte Fragen formulieren als auch durch Aussagen beziehungsweise Feststellungen dokumentieren. Direkte Fragen sind gut geeignet, um Fakten und Wünsche beantwortet beziehungsweise bestätigt zu bekommen. Bei den Aussagen beziehungsweise Feststellungen werden in der Regel auf einer Skala Einstellungen, Wahrnehmungen und Meinungen festgehalten.
Sowohl offene Fragen, die der Befragte mit einem ganzen Satz beantworten soll, als auch geschlossene Fragen, die in der Regel zum Ankreuzen vorgegeben sind, eignen sich für die Durchführung einer Fragebogenaktion.
Auch Tabellen oder Matrizen können eingesetzt werden.
Erstellung, Verteilung, Auswertung von Fragebögen
Abgrenzung: Im Folgenden werden allgemeine Hinweise zur Erstellung, zur Verteilung und zur Auswertung von Fragebögen gegeben. Spezifische Fragebögen, wie Zufriedenheitsermittlungen von Kunden, Mitarbeitern und Kollegen, Eltern, sonstigen „interessierten Parteien“, sowie
Verbesserungsansätze durch Audits oder Evaluationen, Selbstevaluation (internes Audit), Prozessaudits, etc., Ideen und Vorschläge erfassen ...
werden hier nicht behandelt, sondern gesondert angesprochen.
Anwendung
Wie oben bereits erwähnt, werden Fragebögen für die unterschiedlichsten Zwecke eingesetzt. Wichtig sind Überlegungen zum Aufbau der Fragebögen und die Art der Fragestellungen. Es gibt die Möglichkeit, durch geschlossene Fragen, durch offene Fragen, durch unterschiedlichste Skalen die Qualität der Ergebnisse zu beeinflussen. Beispiele für diese Varianten werden nachfolgend aufgeführt und kommentiert.
Fragen werden klassifiziert als:
- Faktfragen,
- Wissensfragen,
- Einschätzungsfragen,
- Bewertungsfragen,
- Einstellungsfragen,
- Handlungsfragen.
Wichtig ist der Hinweis, dass eine „Fragebogenaktion“ nicht mit der Ergebnispräsentation beendet ist, sondern mit der Einleitung von Verbesserungsmaßnahmen und deren Umsetzung. (Siehe PDCA).
Der Folgetermin für eine nächste Befragung nach dem gleichen Muster sollte nicht vergessen werden.
Ziele
Das Ziel dieser Methode (Fragebögen zu erstellen und auszuwerten) besteht darin, vorgedachte und systematisch gegliederte Fragen zur Beantwortung vorzubereiten, um sie in der Gesamtheit aller Beantwortungen zu bewerten. Das Ergebnis der Bewertung wird durch eine Indexzahl dokumentiert, die bei weiteren Befragungen fortgeschrieben wird. Durch die grafische Darstellung kann dann ein Trend abgebildet werden.
Die Beantwortung der Fragen durch Fragebögen erfolgt im Gegensatz zu Interviews in der Regel ohne Zeitdruck und anonym zum Zeitpunkt der Bearbeitung des Fragebogens. (Ob für eine spätere Diskussion der Name des Beantworters mit aufgeführt wird, ist jeweils neu festzulegen.)
Voraussetzungen
Person oder die Personen, die mit der Aufgabe betraut sind, die Fragen zu formulieren, sie dann aufzulisten und zu gliedern, müssen umfassend darüber informiert sein, welche Antworten (Antwortkategorien) für die Auswertung und die darauf folgende Verbesserung hilfreich sind. Je allgemeiner gefragt wird, umso allgemeiner wird in der Regel auch geantwortet.
Die befragte Zielgruppe sollte ein Interesse an der Mitarbeit haben.
Notwendige Hilfsmittel
- MS-Excel zur Erstellung und Auswertung (u.U. Pivot-Tabelle)
- Datenbank, z.B. Access, (wenn Kennnisse vorhanden.)
Ablauf
1. Festlegung der Themas und der entsprechenden Abgrenzung durch den „Veranlasser“ der Befragung. Entscheidung über das Ausmaß der Standardisierung. Eventuell ist die Vorklärung zur Themenausrichtung durch unstrukturierte Interviews sinnvoll.
2. Bildung einer Arbeitsgruppe (optional). Die Gruppe legt dann fest:
- Wer befragt werden soll, um repräsentative Antworten zu bekommen,
- Die Anzahl von auszugebenden Fragebögen, um eine statistische Sicherheit zu erhalten,
- Welche Frageformen hauptsächlich angewendet werden,
- Ob es eine Gewichtung der einzelnen Fragen oder Fragekomplexe geben soll,
- Anonyme oder offene Fragenbeantwortung.
3. Vorbereitung eines „Hinweisschreibens“ für diejenigen, die den Fragebogen ausfüllen sollen. (Ziel, Zweck, Zeitraum für das Ausfüllen, Abgabeort, Abgabeart (verschlossen oder offen)),
- Zeitraum der Auswertung,
- Bekanntgabe der Ergebnisse, wie mit dem Ergebnis weiter gearbeitet wird, etc.).
4. Sammlung von Fragen in der „Rohfassung“. (In der Gruppe sinnvoll durch Karten).
5. Clustern oder Gliedern der Fragen.
6. Endgültige Formulierung der Fragen. Aufwärmfragen an den Anfang, schwierige Fragen zum Schluss.
7. Überlegungen zur Festlegung der Antwortmöglichkeit. (qualitativ, quantitativ).
8. Festlegung der Bewertungsskala hinsichtlich der Auswertmöglichkeit in Excel.
9. Erarbeitung des Excel-Modells mit grafischer Auswertung.
10. Ausfüllen des Fragebogens mit Testpersonen und ggfs. anschließender Korrektur des Fragebogens. Auch Test der statistischen Auswertung.
11. Verteilung der Fragebögen an die angesprochenen Personen incl.des Hinweisschreibens.
12. Einsammeln der ausgefüllten Bögen (persönlich oder in einer Box).
13. Eintragen der Antworten in das Excelmodell.
14. Vorstellung der grafischen Auswertung bei den angesprochenen Personen.
15. Diskussion zur Bearbeitung der Befragungsergebnisse.
16. Festlegung von Maßnahmen.
17. Optional: Bildung einer Arbeitsgruppe zur Umsetzung oder Anwendung von Projektmanagement.
18. Festlegung des Termins einer erneuten Befragung. (EINE Befragung ist keine Befragung, da keine Entwicklung, kein Trend oder keine Nachweise für Verbesserungen sichtbar gemacht werden können.)
Formulierung von Fragen
Wer fragt, führt! Also ist auch die Frageformulierung bereits eine – gelegentliche - Steuerung der Antworten.
Bei der Frageformulierung ist u.a. zu beachten:
-> Die Klarheit und die Verständlichkeit des Ausdrucks.
-> Die Neutralität der Fragestellung.
-> Die Eindeutigkeit der Frage.
-> Keine gegenseitige Beeinflussung der Fragen auf dem Fragebogen.
-> Bei Fragen mit Alternativen müssen die Alternativen ausformuliert sein.
Weiterhin ist zu testen, ob Fragen als Fragen oder als positive oder negative Statements formuliert werden sollen.
Geschlossene Fragen (Beispiel)
Geschlossene Fragen werden mit „ja“ und Nein“ beantwortet, bzw. es sind alle (angemessenen) Antwortmöglichkeiten aufgeführt.
Geschlossene Fragen sind sinnvoll, wenn damit zu rechnen ist, dass die befragten Personen selbst Schwierigkeiten hätten, ihre Antworten auszuformulieren. Auch die Auswertung später ist relativ einfach.
Beispiel:
Wenn ich Probleme habe, kann ich damit ohne Bedenken zu meinem Vorgesetzten gehen.
->> Ja, grundsätzlich.
->> Ja, aber nicht bei persönlichen Problemen.
->> Mal so, mal so…
->> Nein, das geht ihn nichts an.
->> Nein, ich traue ihm nicht.
Multiple-Choice-Fragen sind besonders gut auszuformulieren.
Offene Fragen ( Beispiel)
Bei offenen Fragen kann der Beantworter sehr ausführlich (wenn der Platz ausreicht) auf die gestellte Frage antworten. Es liegt an der Qualifikation des Auswerters, dies dann richtig zu interpretieren. Offene Frageformen sind dann geeignet, wenn die Antwortmöglichkeiten zu breit sind, um sie vorformuliert anzubieten.
Beispiel:
Durch welche Eigenschaften können Sie die Fähigkeit Ihres Vorgesetzten beschreiben, sich mit Ihren Problemen zu beschäftigen?
Quantitative Beantwortung (Beispiel)
Sie kann über Schulnoten (1 – 6) oder einen 10er- Schlüssel oder einen sonstige Zahlenschlüssel erfolgen.
Diese Beantwortungsmöglichkeit ist eine gute Voraussetzung, eine Indexzahl für das Gesamtergebnis zu bilden, welche dann später im Zusammenhang mit weiteren Befragungen fortgeschrieben wird.
Qualitative Beantwortung (Beispiel)
Bei dieser Antwortmöglichkeit (gut, schlecht, etc.) bietet es sich auch an, entsprechende „Smilies“ mit einzubinden.
Auswertungen
Stellen Sie die Rücklaufquote absolut und in Prozent fest. Machen Sie eine Aussage über die Repräsentativität der gesammelten und ausgewerteten Daten. Stellen Sie das Ergebnis grafisch dar.
Es ist darüber nachzudenken, mit welcher Gewichtung die Antworten zu den Fragen bewertet werden sollen. Dies erfolgt bereits in der Gliederung, denn alle Fragen / Antworten sind nicht gleich „wert“. Es ist relativ einfach, eine „Variable“ zur unterschiedlichen Bewertung in das Excel-Modell einzubauen.
In der Regel wird bei der Auswertung eine einfache Mittelwertermittlung vorgenommen, was als Formel in Excel beispielsweise bereitgestellt ist. Ein Minimum an Statistikkenntnissen ist aber dennoch sinnvoll. (Mittelwert, Histogramm, etc.)
Auf weitere Auswertungsvarianten soll hier nicht weiter eingegangen werden.
Grafische Aufbereitung
Die optische Aufmachung hat Einfluss auf die Motivation der angesprochenen Personen, sich mit den Fragen auseinanderzusetzen. Keine Kopie von der Kopie oder erkennbare TippEX-Korrekturen auf den Originalen!
Beachten Sie die Schriftgröße und den Platz für die Antworten. Bei Zufriedenheitsabfragen reichen ein bis zwei Seiten vollkommen aus.
Weiterhin: Kopfzeile mit Namen, Thema etc. und eine Fußzeile mit Datum und Seitenzahl ermöglichen die Rückverfolgbarkeit der ausgefüllten Fragebögen.
Weitere Methoden
Zu diesem Thema wäre als Methode weiterhin zu beachten
-> Kraftfeldanalyse
-> Projektmanagement
-> Die Kärtchen-Technik
© UPD Unternehmensberatung Dr. Deubel
Im Text wurde aus Gründen der Lesbarkeit weitgehend darauf verzichtet, die weiblichen Formen von Managern, Mitarbeitern, Lehrern, Schulleitern zu nennen. Natürlich sind sie auch gemeint.
Fragebögen
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Kommentar zu "Fragebögen"
1 Kommentar
02.01.2012
10:48
Rusty
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Thanks for introducing a lttile rationality into this debate.
