Ausgangslage
Es gibt viele Möglichkeiten, Strategien und Konzepte einer Organisation so zu beeinflussen, dass eine Anpassung an die Randbedingungen und Herausforderungen erfolgreich verläuft. Eine der Möglichkeiten besteht darin, japanische Grundprinzipien auf deutsche Verhältnisse zu übertragen. Eines bleibt aber in jedem Fall immer wichtig: die Bewertung des Nutzens von Informationen (innerbetrieblich und von außen auf die Organisation einwirkend) sowie die Rolle der Führung, Mitarbeiter auszurichten.(Kommunikation und Führung).
Eine Möglichkeit besteht darin, das Gedankengut von Kaizen in Aufgabenstellungen und Projekten umzusetzen. Die Vorstufe dazu betrifft die klassische Orientierung an den "5S".
Eines scheint in jedem Fall richtig: wenn die Anregungen oder Anforderungen aus dem "5-S" Programm nicht funktionieren oder nicht umgesetzt werden können, wird eine Kaizen-Umsetzung schwer oder unmöglich.
Was ist mit den 5 "S" gemeint?
Die fünf "S" leiten sich vom Anfangsbuchstaben japanischer Begriffe zum umfassenden Qualitätsmanagement ab. (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke).
Sie stehen in einem Konsens zur Kaizen-Strategie und sind wie folgt zu verstehen:
Das erste "S" steht für: "Ordnung schaffen".
Obwohl dies relativ trivial klingt, gibt es doch häufig Situationen, wo an Arbeitsplätzen Dinge herumliegen oder abgelegt sind, die dort in Wirklichkeit nicht hin gehören. Es geht also um unnötiges Werkzeug, überflüssige Papiere und Dokumente und möglicherweise auch fehlerhafte Teile - um nur einige Aspekte anzusprechen.
Dabei sollten auch die Dateien auf den Rechnern nicht vergessen werden. Viele der dort abgelegten Information sind im Laufe der Zeit nicht mehr aktuell oder falsch. Wenn diese Situation angesprochen wird, ergeben sich einige Widerstände. Abwehrphrase: "Was soll ich denn sonst noch alles machen?", "Haben wir nichts Wichtigeres zu tun?", "Die Kollegen sollten sich erst einmal um die eigenen Sachen kümmern...". Die Liste kann erweitert werden.
Wenn in einer Firma mit den Office-Programmen gearbeitet wird, kann es leicht passieren, dass sich eine Unmenge von veralteten oder nicht mehr gültigen Dateien auf dem Server befinden. Wird nicht frühzeitig auf ein entsprechendes Ordnungssystem geachtet, ist der spätere "Aufräumansatz" noch schwieriger. Die Lösung liegt darin, ein Ordnungssystem festzulegen, welches dann wirklich auch für alle Mitarbeiter und Führungskräfte verbindlich ist. Wer dagegen verstößt, muss es an der Reaktion der Leitung merken.
Eines bleibt in jedem Fall richtig: wenn zur Einführung eines KAIZENKonzeptes nicht zunächst Ordnung geschaffen wird, wird auch "Schrott" mit organisiert.
Das zweite "S" steht für die "Ordnungsliebe".
Es erscheint logisch, dass nach einer Aufräumaktion hinsichtlich der Schaffung gewisser Ordnungsprinzipien (siehe Punkt eins) die Ordnung der verbleibenden Teile oder Dokumente erneut überprüft werden sollte, um eine Optimierung zur Nutzung vorzunehmen. Dazu sind entweder Nummerierungssysteme oder sonstige Ordnungsprinzipien festzulegen. Ordnungsprinzipien dürfen nicht verwechselt werden mit "Perfektionsorientierung". Es ist daher immer die Angemessenheit von Ordnungsprinzipien zu überdenken. Es gibt Menschen, die von Haus aus ein natürliches Bedürfnis nach Ordnung haben, anderen fällt ein Durcheinander nicht auf. Die Führung ist hierzu aufgefordert, sich richtungsweisend einzubringen.
Das dritte "S" steht für "Sauberkeit".
Wenn also Ordnung geschaffen worden ist, wenn die Ordnungsliebe funktioniert, sollten alle Teile oder Dokumente in einem sauberen, einwandfreien Zustand gehalten werden.
Machen Sie Fotos, um die aktuellen Zuständen offen zu dokumentieren.
Das vierte "S" steht für den "persönlichen Ordnungssinn".
Persönliche Sauberkeit und Ordnung ist für jeden Mitarbeiter nicht nur Pflicht, sondern Bedürfnis. (Hier wird also differenziert zwischen den organisationsorientierten und persönlichen Gegebenheiten.)
Das fünfte "S" steht für "Disziplin".
Eine sehr häufig schwierig zu erfüllende Anforderungen an Arbeitsweise und Arbeitstechnik von Menschen. Mit Disziplin wird angesprochen, das vorhandene Standards, abgestimmte Regeln und vorhandene Vorschriften bei der Erledigung der Arbeit zu beachten sind. Dies beinhaltet keine absolute Hörigkeit gegenüber von Gesetzen und Vorschriften. Verbesserungsvorschläge sind im Kaizen-System immer wieder willkommen.
Disziplin gehört in den Bereich der Unternehmenskultur, zugesagte Aktivitäten und die Erledigung von Aufgaben auch wirklich durchzuführen und nicht nach Alibis zu suchen, warum etwas nicht geht. Disziplin einzuhalten ist kein Problem, wenn es Dinge betrifft, die einfach zu erledigen sind, sie stellt sich aber als Problem dar, wenn ungewohnte oder schwieirige Aufgaben zu lösen sind. Nichteinhaltung von Disziplin gehört zu den Mustern der Verweigerung. Flüchten, Negieren, Weglaufen, andere Personen verantwortlich machen gehören in diesen Kontext. Die Leitungsebene in einer Organisation sollte nur eine Methode kennen, um Disziplin von Mitarbeitern fordern zu können, nämlilch Vorleben!
(c) UPD Unternehmensberatung Dr. Peter Deubel, Rev.: 19.01.2012
